河北省劳动和社会保障厅档案工作管理办法

河北省劳动和社会保障厅档案工作管理办法 　　为加强机关档案管理工作，提高档案工作规范化、标准化、系统化、科学化水平，有效保护和利用档案，准确及时地反映和记载我厅履行职能和工作情况，根据国家、省有关档案管理的规定，制定本办法。 　　一、基本原则 　　在厅党组的统一领导下，厅机关档案实行集中统一管理，以维护档案的完整与安全，便于各方面的利用。 　　二、管理职责 　　（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 　　（二）对机关各处室形成的各种门类、载体的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 　　（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，编制各种检索工具。 　　（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用、为机关工作服务。 　　（五）根据国家、省有关档案保管期限的规定，确定本机关档案保管期限，并督促检查、实施。 　　（六）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 　　（七）在抓好机关档案工作的同时，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 　　（八）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 　　三、立卷归档 　　（一）归档范围 　　凡是反映本机关工作活动中办理完毕，具有历史价值和长期查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。 　　（二）归档要求 　　1、各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系科学整理立卷。 　　2、厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室把应归档的文件材料按立卷要求整理，经档案室检查合格后方可归档。 　　3、电子文件、照片、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案，应将照片和底片分别整理归档。 　　4、会计档案由财务会计部门按归档要求，负责整理立卷，移交档案室保管。 　　5、各处室形成的档案在向档案室移交前，必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误、验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存。 　　（三）归档时间 　　1、文书档案在次年5月底以前接收完毕。 　　2、会计档案在财务会计部门保管一年后，由财务会计部门编造清册移交到档案室保管。 　　3、基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 　　四、档案利用 　　（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。查阅其它处室形成的档案时，要征得领导同意后经厅办公室主管领导批准后方可查阅。 　　（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表，未经档案室同意，不得复印、复制、公布档案材料。一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出时，要办理借阅手续，并及时归还。 　　（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、划线、折叠，不得随意拆卷或撕去其中文件。 　　（四）查阅党组会议、厅务会议、厅长办公会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。 　　（五）本厅财务人员查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务领导同意，其他人员查阅他人经办的会计档案时，需征得本处领导同意并经财务主管领导批准后方可查阅。 　　五、档案保管 　　（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，非工作人员未经批准不得进入。 　　（二）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持良好状态。 　　（三）档案库房要有温湿度测试记录，根据季节和气候的变化，注意通风。将温度控制在14—24度，湿度保持在45—60%的范围内。 　　（四）档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施。 　　（五）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 　　六、档案统计 　　（一）按照档案统计制度的规定，对档案的收进和移出，保管及利用情况进行统计。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 　　（二）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，编写当年档案借阅人次，总结档案利用效果，及时收集、汇集档案利用的典型案例。 　　七、档案鉴定和销毁 　　（一）档案的鉴定工作，要以本机关档案保管期限表为依据，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 　　（二）档案的鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组按规定进行。 　　（三）销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经厅分管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 　　八、保管期限 　　根据归档文件材料的内容、性质和重要程度确定保管期限。 　　保管期限分别为：永久（50年以上）、长期（50年）、短期（15年）。 　　各处室文书档案保管期限为： 　　（一）办公室 　　1、直属上级机关颁发的、属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料永久 　　2、直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期 　　3、其他需要执行的文件材料短期 　　4、党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作中形成的题词、讲话、声像、电子等重要的文件材料永久 　　5、厅务会议、厅长办公会议记录、纪要永久 　　6、本机关召开的会议文件材料 　　（1）本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料 　　①通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久 　　②典型材料、代表发言、简报长期 　　③小组会议记录、参考资料短期 　　（2）一般专业会议文件材料 　　①纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期 　　②典型材料、代表发言、简报短期 　　7、本机关工作活动的工作总结、报告 　　（1）主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久 　　（2）半年的、季度的、一般专题的长期 　　8、本厅制发的（包括与其他机关联合制发的）文件材料 　　（1）方针、政策法规性的、重要业务问题的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性有参考价值的短期 　　9、承办省人大代表建议、政协提案文件材料长期 　　10、本机关向上级机关或领导汇报的重要文件材料永久 　　11、本机关的大事记永久 　　12、本机关财产、物资、档案等交接凭证长期 　　13、对外宣传工作形成的文件材料 　　（1）重要的永久 　　（2）一般的短期 　　14、本机关编辑的信息、简报长期 　　15、本机关有关机要、档案、保密等工作形成的文件材料长期 　　16、本机关会计档案按照会计档案管理办法执行 　　（二）人事处（机关党委） 　　1、党组会议记录、纪要永久 　　2、人事处（机关党委）工作计划、总结、汇报、会议记录长期 　　3、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信等文件材料永久 　　4、本机关制发的有关人事工作规划、规定制度 　　（1）方针、政策性的永久 　　（2）一般的长期 　　5、本机关领导干部、本机关对直属单位领导人任免的文件材料永久 　　6、本机关内部机构负责人的任免材料长期 　　7、本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料 　　（1）省级以上的永久 　　（2）省级以下的长期 　　8、厅年度考核目标落实工作报告、奖惩等文件材料长期 　　9、本机关对有关人员的处分材料 　　（1）影响大的，问题严重的永久 　　（2）一般的长期 　　10、干部、职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料长期 　　11、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信存根长期 　　12、本机关职工花名册、公务员、党员统计报表永久 　　13、本机关党、团、工会等基层组织形成的工作汇报、总结、会议文件、团员名册等文件材料长期 　　14、有关全省劳动和社会保险系统高级专业技术职务评审工作的文件材料长期 　　15、本机关关于出国考察、干部教育、参加会议等形成的文件材料长期 　　16、有关社团工作形成的文件材料长期 　　17、本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 　　（1）有历史意义和长远利用价值的永久 　　（2）重要的长期 　　（3）一般的短期 　　（三）纪检、监察室 　　1、上级机关颁发的有关法规准则、规定等文件材料永久 　　2、本机关制定的有关廉政建设的文件材料 　　（1）规定、办法永久 　　（2）重要的长期 　　（3）一般的短期 　　3、清理超标准住房工作有关文件、报告结论等文件材料长期 　　4、对本厅干部党纪、政纪处分材料 　　（1）影响大的、问题严重的永久 　　（2）一般的长期 　　（四）规划财务处（社会保险基金监督处） 　　1、编制有关全省劳动和社会保障事业发展的长远规划，年度计划永久　　 　　2、编制信息化管理的规划、规范、标准永久　　 　　3、劳动和社保工作的科研成果推广、应用 　　（1）重要的永久 　　（2）一般的长期 　　4、劳动和社保工作的标准化工作中形成的文件材料 　　（1）规定、制度永久 　　（2）其他的长期 　　5、统计工作 　　（1）汇总的，年度和年度以上的，专题的永久 　　（2）季度、月份的短期 　　6、省级劳动和社保事业经费、专项经费、国际援助、贷款项目、预、决算提出审核意见 　　（1）方针、政策法规性的，重要业务问题的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　7、制定全省社保经办机构管理办法，社保基金运营机构监督制度，查处重大违纪案件 　　（1）方针、政策、法规性的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　8、厅内部审计工作形成的文件材料 　　（1）规定、办法永久 　　（2）一般业务工作长期 　　（3）事务性的，有参考价值的短期 　　（五）政策法规处 　　1、组织起草的劳动和社会保障地方性法规、规章和其他规范性文件永久 　　2、承办厅机关法律事务及涉外法律事务、形成的文件材料 　　（1）重要的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的短期 　　3、承办劳动和社会保障行政复议案件和行政应诉案件形成的文件材料 　　（1）重要的长期 　　（2）一般业务问题短期 　　4、组织起草的规定、规则等制度性文件 　　（1）重要的永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（六）就业处（失业保险处） 　　1、制定城乡就业和劳动力市场发展规划、政策、管理规则永久 　　2、企业下岗职工分流安置，基本生活保障和再就业工作的文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的，有参考价值的短期 　　3、全省就业经费分配与管理工作的文件材料 　　（1）规定、办法永久 　　（2）一般业务工作长期 　　4、制定就业服务事业发展规划和促进劳动就业服务发展的政策永久 　　5、职业介绍机构的审批、管理建设长期 　　6、培训失业、企业下岗、农村剩余劳动力等就业再就业工作的文件材料长期 　　7、机构公民出境、外国人和台港澳人员来冀就业的管理工作文件材料 　　（1）方针、政策法规性的，重要业务问题的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的有参考价值的短期 　　8、有关失业保险方面的文件材料 　　（1）政策法规、改革方案、发展规划费率办法，基金征缴给付政策，基金管理规定永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性的，有参考价值的短期 　　9、农村就业方针政策永久 　　10、国有企业下岗职工基本生活保障和再就业工作要情通报长期 　　11、河北省再就业工作动态长期 　　12、省政府就业联席会议办公室的文件资料长期 　　（七）劳动工资处 　　1、制定全省劳动关系调整和劳动合同、集体合同制度实施办法永久 　　2、审核驻冀中央直属企业，省属企业集体合同长期 　　3、制定企业惩处职工的基本规则永久 　　4、审核发布企业劳动定员定额地方标准永久 　　5、安置和调配工作文件材料 　　（1）方针政策性的永久 　　（2）一般的业务问题长期 　　6、国有企业改制中职工安置方面的政策规定和审核备案材料 　　（1）政策、规定永久 　　（2）审核备案材料长期 　　7、有关评定国家及省级企业劳模的工作文件材料 　　（1）方针、政策性的永久 　　（2）一般的长期 　　8、企业职工工作时间、休假、未成年工劳动保护工作的文件材料 　　（1）政策、规定永久 　　（2）一般的长期 　　9、协调外商投资企业劳动工资文件材料 　　（1）政策、规定永久 　　（2）一般的长期 　　10、企业职工工资文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般的长期 　　（3）事务性的、有参考价值的短期 　　（4）企业工资集体协商备案材料长期 　　（八）职业培训处 　　1、全省高技能人才队伍建设工作文件材料 　　（1）方针、政策法规性永久 　　（2）一般业务长期 　　2、全省技工学校工作文件材料 　　（1）方针、政策法规性永久 　　（2）一般业务长期 　　3、全省民办职业培训机构和职工培训工作文件材料 　　（1）方针、政策法规性永久 　　（2）一般业务长期 　　4、全省职业技能鉴定工作文件材料 　　（1）方针、政策法规性永久 　　（2）一般业务长期 　　（九）劳动和社会保障监察处 　　1、全省劳动和社会保障监察工作形成文件材料 　　（1）方针、政策性的、重要业务问题的永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性短期 　　2、开展监察执法活动形成的文件材料 　　（1）重要的永久 　　（2）一般业务问题的短期 　　3、制定本系统依法行政规范、执法监督规则，行政执法人员管理制度 　　（1）重要的永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（十）劳动争议仲裁处 　　1、全省劳动争议仲裁文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性的、有参考价值的短期 　　（4）省本级仲裁案卷（正副卷字）短期 　　2、劳动和社保信访工作的文件材料 　　（1）有省以上领导人重要批示和处理结果的永久 　　（2）有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的长期 　　（3）其它有重要处理结果的长期 　　（4）没有处理结果的短期 　　（十一）养老保险处（工伤保险处） 　　1、全省养老、工伤保险工作的文件材料 　　（1）方针、政策法规永久 　　（2）覆盖范围、费率办法、基金征缴管理政策待遇政策等永久 　　（3）审核审批、费率确定、工伤认定、基金调剂、计划指标等一般业务问题长期 　　（4）事务性的短期 　　2、企业职工生活福利等方面的文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的短期 　　3、养老、工伤保险经办机构管理的文件材料 　　（1）规定办法永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性的短期 　　4、劳动能力鉴定机构管理的文件材料 　　（1）规定办法永久 　　（2）劳动能力鉴定结论长期 　　（3）一般业务问题长期 　　（4）业务性的短期 　　（十二）医疗保险处 　　1、全省医疗、生育保险工作的文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的短期 　　2、全省公费医疗、省直离休人员、大学生医疗费等方面的文件材料 　　（1）方针、政策法规性永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性的短期 　　3、定点医院、药店管理、费用结算方面的文件材料长期 　　（1）规定办法永久 　　（2）一般业务问题长期 　　（3）事务性的短期 　　4、基本医疗保险药品目录的调整方面的材料 　　（1）规定办法永久 　　（2）专家推荐意见长期 　　（3）专家遴选意见长期 　　（4）领导小组确定意见长期 　　（5）正式文件等永久 　　（十三）农村社会保险处 　　1、全省农村养老保险工作的文件材料 　　（1）方针、政策法规性的永久 　　（2）一般业务问题的长期 　　（3）事务性的短期 　　（十四）老干部处 　　1、老干部管理有关规定长期 　　2、离退休人员死亡、待遇等文件材料长期 　　九、归档工作的考评 　　（一）每年年初对上一年全厅各处室文书档案归档立卷工作进行总结评比，对有下列事迹之一的单位和个人予以表彰和奖励。 　　1、按规定时间向档案室移交档案，归档率、完整率和案卷质量符合规范的； 　　2、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的； 　　3、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；同违反《档案法》的行为作斗争、表现突出的。 　　（二）文书档案归档立卷工作纳入厅岗位责任制考核，对未按要求完成上一年文书档案立卷工作的处室（单位），视情况核减其考核分数；对将公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有，拒绝交档案室、档案工作人员归档的，责令其限期改正，情节严重的，对其主管领导和直接责任人员给予行政处分。 　　本办法由办公室负责解释。